仕事柄いろいろな人のプレゼンを見ますが、技術者か、研究者か、はたまた営業であるかにかかわらず、プレゼンのはじめ方がずいぶん下手な人がいます。プレゼンの目的は何かの説明・説得にあるはずですが、プレゼンのはじめ方に手間取るようでは聞くほうの気持ちが最初からそれてしまいます。
以下、私が知っている範囲でプレゼンをはじめるスマートな方法を書いておきます。やることは決まっているので一度理屈を覚えればずっと応用が効きます。
対象はWindows 10 と PowerPointで、外部ディスプレイに映す場合について説明します。
外部ディスプレイを接続する前に
外部ディスプレイを接続する前に、いったんPowerPoint以外のアプリケーションを閉じておきます。できればPowerPointも最小化しておきましょう。外部ディスプレイ接続時にごちゃごちゃした画面を映し出してみっともないことになる人がたくさんいます。それぐらいならともかく、相手に見せてはいけないものを見せる人もいます（自戒をこめて）。
全アプリ最小化については、ネットで検索すればわかります。
外部ディスプレイの設定
まず、外部ディスプレイを接続したら[Windowsキー]+Pを押して、外部ディスプレイの接続を「拡張」にします。「複製」や「セカンドスクリーンのみ」はお勧めしません。
理由はいくつかありますが、わかりやすいものとしては
- メールの着信メッセージを相手に見られるリスクがない
- SNSの通知を相手に見られるリスクがない
- プレゼンやデモを切り替えるときに、作業画面を見せずにすむ
といったことがあげられます。ビジネス・プレゼンテーションの場合、顧客に競合他社のメールを見せてしまうなど、論外です。常に拡張ディスプレイを使うように心がけましょう。
ところで、ごくまれに非常に古いプロジェクタを使わなければならず、モニタの同期が取れずにあたふたする人がいます。そんな場合、Windows 10では、モニタの同期の調整はデスクトップを右クリックして「ディスプレイ解像度」を実行します。
解像度やスキャンレートは主ディスプレイと外部ディスプレイとで独立に調整できますので、外部モニタにあった解像度、スキャンレートを設定します。モニタの解像度やスキャンレートが何を表すのか知らない人は、あらかじめネットで検索しておいてください。
接続する機器の素性がまったくわからないときは、1024×768,60Hzくらいで試すといいでしょう。
PowerPointのスライドショー設定
PowerPointのスライドショー設定は、プレゼン会場に向かう前にあらかじめ終わらせておきます。
PowerPoint 2013の場合、設定しなければならない項目は「スライドショー」にあります。
ここで、モニターは「自動」を選び、「発表者ツールを使用する」にチェックを入れてください。
モニター設定を自動にしておけば、発表画面を外部ディスプレイに、そして発表者ツールをラップトップPCの内蔵ディスプレイにしてくれます。以前はこの設定が面倒でしたが、今は「自動」にしておけば、コンピュータが適切に処理してくれます。
発表者ツールを活用する
発表者ツールは、ラップトップの内蔵ディスプレイにいくつもの便利な機能を表示するものです。具体的には次のような機能があります
- 現在表示中の画面の横に、次に表示する画面を見せてくれる
- 現在時刻
- プレゼン開始からの経過時間
- 発表者向けノートの表示
- マウスポインタをレーザーポインタ風に見やすくする機能
- ペンによる書き込み機能
- 発表画面の一部を拡大する機能
覚えておくべきショートカット
- F5 : プレゼンを最初のスライドから開始する
- SHIFT-F5 : プレゼンを現在手元で見ているスライドから開始する。
まとめ
こういった機能を把握しておくことで、プレゼンの立ち上げで躓くことがなくなります。また、プレゼンをする相手との質疑もスムーズになります。WindowsとOutlookを活用してスマートにプレゼンを行いましょう。